Délivrance de documents administratifs

La formulation par écrit d’une demande peut être recommandée mais ne peut pas être exigée (20062267, 20062852). En effet, aucune disposition législative ou réglementaire ne prévoit cette obligation et l’administration n’a donc pas à contraindre le demandeur à cette formalité (20120001). Ainsi une demande orale ou un courriel envoyé à une adresse électronique indiquée sur le site de la collectivité est recevable (20136033)De même, le demandeur n’a pas à faire état d’une qualité particulière ni à préciser les motifs de sa demande ou à justifier d’un quelconque intérêt pour agir (20062852, 20065513).

Le coût de reproduction peut être mis à la charge du demandeur

L’article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005 précise que « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d’envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l’exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l’envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d’amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d’affranchissement selon les modalités d’envoi postal choisies par le demandeur  ».

Les frais autres que le coût de l’envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l’arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001 (20130909, 20131402) :

  • 0,18 euro la page en format A4
  • 1,83 euro pour une disquette
  • 2,75 euros pour un cédérom

L’ensemble de ces dispositions s’applique aussi bien aux collectivités territoriales qu’à l’État et à ses établissements publics (20071604, 20071975).

Le demandeur doit être avisé du montant total des frais à acquitter dont le paiement préalable peut être exigé (20060472, 20070439).

Si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction adaptés pour satisfaire une demande de communication d’un document, l’administration peut aussi recourir à un prestataire de services extérieur pour la réalisation de copies. Dès lors, il lui appartient de faire établir au préalable, un devis auprès d’une société équipée de ces moyens et d’en faire connaître le montant au demandeur (20130595). Si le demandeur accepte la somme à payer et fait parvenir à l’administration le règlement correspondant avant travaux, celle-ci a l’obligation de les faire effectuer en son nom et de les lui adresser (20064872, 20072668).

L’absence de régie de recettes permettant d’encaisser le paiement de ces frais ne peut pas être invoquée pour faire obstacle à la délivrance de copies. La CADA rappelle qu’il appartient à l’administration, en ce cas, de délivrer gratuitement les copies des documents administratifs demandés, en application de l’article 4 de la loi du 17 juillet 1978 (20073084, 20074485).

extrait de :

http://www.cada.fr/modalites-de-communication,6228.html

26 décembre 2017

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